No ha llovido tanto como para que algunos recuerden cómo eran antes las oficinas. Archivos, carpetas, agendas, libretas, post-its, teléfono fijo, clasificadores, bandejas de papeles, más papeles, bolígrafos, reglas, grapadoras… Los primeros días de trabajo se dedicaban a saber dónde estaban las cosas más que a trabajar.

De pronto, aparecieron los ordenadores. Las mesas se vaciaron de cosas y pasó de la angostura de un bar cubano a la simpleza de un edificio sueco. Se redujo la cantidad de elementos de trabajo para agilizar el desempeño de las tareas. La imagen de despachos pulcros y ordenados se hizo realidad.

Sin embargo, otras cosas no cambiaron. Como la dificultad de las pymes y autónomos para competir frente a las grandes empresas. Los costes no eran equitativos y la calidad del servicio se veía afectada por la escasez de mano de obra. No es lo mismo tener un departamento que se dedica a contabilizar facturas que a tener a una persona encargada de ellas mientras atiende el teléfono y desarrolla su verdadero trabajo a la vez. El trabajo se convierte en una carga tormentosa que acaba frustrando a todos.

Hasta que surgió la última revolución tecnológica: los trabajos on line. Esta manera de externalizar determinados servicios está ayudando a muchas empresas a crecer en el mercado y a poder competir contra rivales que parecían jugar en otra liga.

¿Cómo puede el trabajo on line beneficiar a una empresa? En primer lugar, abaratando los costes mientras se mejora la calidad. Este tipo de servicios son más asequibles que un aumento de plantilla. Reducen las tareas ajenas al trabajo de la empresa de manera más eficiente, puesto que ahora las realizan profesionales formados dentro de ese campo. Por ejemplo, las secretarias virtuales se encargan de dar una óptima atención telefónica a los clientes a la par que se encargan de gestiones propias de las empresas y a organizar la agenda.

La otra gran ventaja que ofrecen es que reducen aún más el espacio necesario en la oficina. No se necesitan ni reformas ni ampliaciones – con el gasto que suponen – para su implementación. Puesto que ya tenemos el ordenador para encargarse de esa función.

La Revolución Industrial causó el mayor cambio económico, tecnológico y social de la historia desde el Neolítico. Y hablamos de mediados del siglo XVIII. Desde entonces, el mundo se ha ido transformando siguiendo esos principios. Las máquinas han ido acelerando el trabajo, haciendo menos duras las condiciones laborales. A más velocidad que tenemos, más velocidad queremos. De ahí que, con la actual Revolución Informática, se pueda exprimir más el concepto del tiempo. Estamos permanentemente conectados al resto del planeta, las noticias no tardan días en conocerse, la comunicación ya es inmediata y tenemos acceso a lugares que antes conocíamos por los libros de aventuras.

Con los medios de los que disponemos en la actualidad era evidente que nuestra forma de vida iba a cambiar. Lo que faltaba por saber era el cómo.

La manera más eficiente para realizar cualquier tarea es la de contar con especialistas en cada sector que garanticen una óptima calidad de trabajo bajo una dirección competente. Las grandes empresas cuentan con un alto número de empleados que les permiten ser competitivos. Ahora, gracias al trabajo on line, se puede ser grande siendo pequeño. Con una correcta externalización de servicios potenciamos la velocidad y el crecimiento de cualquier pyme o trabajador por cuenta propia sin tener que realizar una inversión desmesurada. Temas como traducciones, marketing online, diseño y programación de páginas web, consultorías, asistencia y secretariado ya están disponibles para las empresas en la nube.

De esta manera, todas aquellas funciones que no requieran un trabajo presencial en la empresa están a su disposición de manera virtual. La tecnología ha democratizado las oportunidades de expansión. Una empresa como Amazon, por ejemplo, tiene una tienda abierta en cada ordenador. Esto le ha hecho alcanzar un ratio de alcance inusualmente alto para un negocio que no tiene un lugar de venta en la calle. Las páginas de apuestas deportivas mueven una gran cantidad de dinero sin necesidad de emplear billetes o monedas. Y hasta podemos encontrar trabajo sin salir a la calle.

El futuro de las empresas reside en su capacidad de adaptarse a este nuevo espacio no físico. Al igual que Marco Polo con la Ruta de la Seda y Colón al descubrir por error América, el ser humano explora nuevos caminos con los que sacar mayor rendimiento a sus negocios. El mundo empresarial tiene un alto nivel de competencia. Por esa razón hay que sacarle el mayor partido posible a las herramientas con las que contamos. Y, lo mejor de todo, es que no ocupan espacio.