Todo aquel que haya puesto en marcha una aventura empresarial, bien como autónomo o como pyme, sabe lo valioso que es organizarse el tiempo adecuadamente. Por un lado, necesita tiempo para realizar su compromiso laboral con profesionalidad. Por otro, tiene que invertir en captación de nuevos clientes para sobrevivir. Y, finalmente, siempre estará disponible para sus clientes, quedar con ellos, responder sus dudas, tranquilizarlos y aconsejarles. Todo aquel que sea autónomo o pyme también sabe que se encontrará realizando esas tres actividades a la vez la mayor parte de su tiempo.
El principal aliado en este enmarañado sistema laboral lo tenemos en el teléfono. Según los parámetros de calidad de servicio de la Unión Internacional de Comunicaciones (UTI) relacionados con las llamadas, el nivel ofertado se establece con el porcentaje de llamadas de extremo a extremo y el tiempo de establecimiento de llamada:
Cuantas menos llamadas queden sin ser atendidas y más rápido se respondan, mayor calidad de servicio ofrecemos a nuestros clientes.
La telefonía actual ofrece servicios de buzón de voz que ofrecen la posibilidad de dejar mensajes en caso de estar atendiendo otra llamada en ese instante o en una zona sin recepción. Pero la mayoría de las personas no suelen esperar a que suene la señal para dejar el mensaje. Cuelgan. Es posible que decidan llamar más tarde, al día siguiente o a otro suministrador de servicios.
Por eso, las telesecretarias son la mejor alternativa al contestador en el mercado.
Ventajas de tener una telesecretaria
Hoy en día se puede contar con un secretariado virtual con el que disponer de un sistema de atención telefónico profesional a un precio más bajo que el de contratar a una secretaria física. A través de un servicio de tele secretariado, todas las llamadas son así atendidas inmediatamente, redirigidas y personalizadas. No se perderá ninguna comunicación y los clientes serán profesionalmente atendidos por una telesecretaria, no por un contestador o robot.
A la hora de elegir, es esencial que un proveedor de secretarias virtuales ofrezca un servicio de horario continuo. Así evita que se pierdan llamadas en esos momentos del día en el que mucha gente aprovecha para realizar sus gestiones, como pueda ser la hora de la comida, del café o al salir de la oficina. Permite a su usuario una mayor capacidad de movimiento y de concentración, puesto que ya no tiene que estar preocupado por su teléfono. Las telesecretarias ayudan también a la gestión del negocio, mandando recordatorios de citas a los clientes, confirmando fecha y hora de las mismas, reasignando listas de espera y realizando cancelaciones junto con nuevas citas en caso de surgir algún imprevisto. Nada de todo esto lo ofrece un contestador automático.
En encuestas realizadas a usuarios sobre el servicio ofrecido por parte de empresas y autónomos, lo más valorado es la inmediata atención y recibir un buen trato. Los contestadores y robots de voz no solamente decepcionan, sino que hasta se pueden encontrar páginas web y foros dedicadas a criticar su mecánico empleo. Algunas, incluso, bastante cargadas de odio y frustración. Un profesional tiene que ser consciente de que la primera impresión que va a causar entre sus clientes provendrá mayoritariamente de cómo sea atendido en esa primera toma de comunicación.
Las pymes y autónomos, gracias a las telesecretarias, disponen ahora de un elemento fundamental con el que elevar la calidad de su servicio de atención telefónico. Tanto para ellos como para sus clientes. Al liberarse de esa función, pueden dedicar más recursos y tiempo a su trabajo sin alterar la satisfacción de sus clientes. Servicios de Secretarias Virtuales como Yo Respondo en España o CloudSecretary en Estados unidos suponen una gran oportunidad para los emprendedores y las empresas que quieren contar con un servicio alternativo al contestador de voz y con un precio más asequible que una tradicional secretaria física.
