Todo aquel que haya montado una empresa sabe de la importancia de contar con una secretaria en sus filas. La empresa realiza un trabajo pero, a su vez, la propia empresa es un trabajo en sí misma. Eso significa que alguien debe encargarse de atenderla adecuadamente mientras el resto de profesionales se dedica a realizar las labores con las que la empresa obtiene sus ingresos. Dado que la función de una secretaria no genera beneficios económicos directos a la entidad, algunos empresarios deciden prescindir de sus servicios, repartiendo esas tareas internas entre los trabajadores, lo cual provoca no solamente un aumento de la carga de trabajo, sino que la dificulta con las interrupciones que éstas generan. A todos nos ha pasado el recibir una llamada mientras disfrutábamos de una película o una romántica cena, rompiendo el momento. La concentración en el trabajo es uno de esos momentos.
Para una empresa grande es impensable carecer de secretarias, especialmente en la parte directiva. La atención al cliente se realiza desde un help desk que bien puede estar situado en la propia empresa o fuera de ella. Los empleados, a pesar de las quejas que todo trabajador suele tener, reconocen que supone un alivio no tener que ocuparse de funciones ajenas a sus obligaciones diarias. Este sentimiento no puede ser compartido por los trabajadores de las empresas pequeñas o medianas. Mucho menos si se trata de trabajadores por cuenta propia.
La pregunta lógica que se nos ocurre en este momento es por qué este tipo de empresas o empresarios no incorporan los servicios de una secretaria para solucionar este problema. La respuesta no deja de ser realista por evidente. Una secretaria trabaja como otro miembro más de la plantilla, con su contrato, un sueldo alto, sus retenciones, sus vacaciones pagadas y el conocimiento de que puede fallar en su acto de presencia por atascos, enfermedades o días libres. No es que la posible ausencia cause la citada reticencia a su contratación, sino su sueldo, inaccesible cuando la inversión inicial simplemente permitía empezar con lo básico e imprescindible para realizar el trabajo y poco más.
El alquiler del local –en caso de tenerlo y no trabajar desde el hogar o un garaje, al estilo emprendedor americano-, el mobiliario y el equipo informático son las prioridades del negocio. Cuando el proyecto arranca, no se tarda mucho en descubrir que la ausencia de la secretaria perjudica el ritmo de trabajo, además de no prestar la adecuada atención telefónica, bien por desconocimiento, bien por no encontrarse disponible y perder la llamada.
En ese momento, se toman las primeras medidas. Una de ellas es la de contratar a una secretaria por horas, que se presente en la oficina durante un marco temporal determinado y que suele abarcar los mayores picos de actividad recibidos. SI la secretaria es profesional, la inversión será cara, pero mejorará el rendimiento de la empresa. En el caso de escoger la opción más barata de incorporar a alguien no capacitado para el puesto pero dispuesto a rebajar sus pretensiones económicas a cambio, el daño económico no será tan notable como el de la imagen que tendrá la empresa cuando la calidad de su trabajo responda la llamada de la realidad. No nos olvidemos que un mal comentario o una mala referencia por parte de los clientes cierran las puertas de golpe a la captación de nuevos clientes.
Lo ideal sería contar con alguien que tuviera la profesionalidad de la primera secretaria con el precio de la segunda. Pero, como ya sabemos, en el mundo real nunca se da esa situación. Sin embargo, en el virtual sí.
Una pequeña o mediana empresa, al igual que un autónomo, tiene a su disposición en la Nube los servicios de secretarias virtuales con la misma calidad que las físicas pero con tarifas más económicas y asequibles que ellas. ¿Cómo es posible? Muy sencillo; en primer lugar, son un servicio externo de la empresa, por lo que está exento de gastos de contratación. Por otro lado, trabajan desde ubicaciones ajenas a la empresa, lo que elimina las dietas por desplazamiento y gastos de material, dado que trabajan con el suyo propio. Soñar con disponer de una secretaria física es solamente una realidad para las compañías grandes. Pero en el mundo virtual se encuentra su equivalente para el resto de empresas.
