Cuando escuchamos la palabra gastos, a veces pensamos en una descomunal cantidad de guarismos negativos y, en otros casos, visualizamos más bien la cantidad de cosas a las que tendremos que renunciar o que ya no podremos obtener, al menos a corto plazo. En ambos casos, no son imágenes halagüeñas.
Sin embargo, sabemos que esos gastos son necesarios, puesto que, sin ellos, no obtendríamos ningún tipo de crecimiento. Todo buen empresario sabe que no es la cantidad de dinero que se invierte, sino cómo se emplea ese gasto lo que realmente da los resultados positivos. Es decir, optimizar los gastos de la empresa.
Qué duda cabe que sacarle el mayor partido a cada euro que ingresamos en la cuenta de la compañía no es sencillo. Asumimos riesgos, la verdadera adrenalina de los negocios, con los que poder ganar o perder todo, dependiendo de los caprichos del mercado y un sinfín de agentes externos. Son aventuras volubles, tendentes a tácticas conservadoras con los que arriesgar menos contingencias pero también verdaderas revoluciones que llegan a cambiar el curso del mundo y de la historia. Es por esa razón que no debería sorprendernos que no exista un manual sobre cómo triunfar en los negocios; el mundo empresarial es ajeno a las normas fijas de la geometría o la matemática.
Por tanto, aquí no aparecerán consejos sobre el éxito seguro ni la riqueza espontánea. Dejémosle esa labor a los libros de autoayuda empresarial. Este artículo trata sobre otra manera de optimizar los gastos de la empresa y cómo sacarle el mayor rendimiento a los mismos. Y, al igual que las ciencias exactas, está estrategia está basada en el orden.
La revolución tecnológica ha dejado obsoletos a muchos elementos indispensables en el antiguo mundo empresarial. Incluso ha permitido la posibilidad de realizar más cosas con menos personal y de manera más eficiente. Esto permite a las pymes y trabajadores autónomos igualarse a la capacidad estructural de las multinacionales, dado que van a emplear herramientas de trabajo prácticamente idénticas. Por tanto, una inteligente inversión tecnológica no solamente optimizará enormemente nuestro trabajo, sino que, además, nos permitirá ahorrar en equipo y espacio. Este hecho redunda positivamente a la hora de buscar un local donde ejercer nuestra tarea, dado que no necesitaremos demasiado espacio, pudiendo incluso establecernos en nuestro propio hogar si las dimensiones son adecuadas para ello.
No obstante, no hemos dicho nada nuevo. Los ordenadores, el correo electrónico y otra serie de programas ofimáticos llevan instalados bastante tiempo en las empresas de nuestro país. Para optimizar su gasto debemos dar un nuevo paso. Y éste se refiere al empleo que le damos.
Otra de las maneras de optimizar los gastos dentro de las empresas consiste en definir adecuadamente las labores que cada persona va a realizar. Cuanto más específicas y centralizadas sean, mayor rendimiento obtendremos del trabajo de nuestros empleados. Las tareas no inherentes al puesto de trabajo provocan desinterés entre aquellos que se ven obligadas a realizarlas y tienden a romper su concentración, postergando constantemente su finalización. El resultado de un buen reparto de funciones agiliza la maquinaria laboral, creando un ambiente de trabajo idóneo y cumplidor.
¿Cuál es el problema de este tipo de distribución de trabajo? Que requiere inversión en mano de obra. Lo cual supone ampliar la plantilla y reducir el espacio de trabajo disponible. A menos, claro está, que decidamos mudarnos a un sitio más grande – con su consiguiente aumento de precio – o realizar obras en la infraestructura – disparando el presupuesto.
Pero hay otra vía en la actualidad que permite unificar la tecnología con la distribución óptima de trabajo. Internet ha dejado de ser un espacio virtual donde intercambiar información para convertirse en una oficina en la Nube. Dentro de ella podemos encontrar infinidad de servicios profesionales a bajo coste – no requiere instalaciones físicas ni desplazamientos laborales – en los que poder delegar aquellos aspectos del trabajo que más tiempo nos hacen perder y que no es ninguna casualidad que peor se le den a los empleados.
Por ejemplo, la atención telefónica. Los costes de una secretaria física son bastante altos. Su trabajo de apoyo a la directiva, responder el teléfono y organizar la agenda acaban siendo repartidos de manera poco ortodoxa entre los empleados. Esto provoca caos, repeticiones innecesarias y diferentes criterios a la hora de ejecutar dichas tareas. Gracias a la Nube, podemos invertir en una ampliación virtual de la plantilla, mejorar el desarrollo del trabajo a través de la liberación de tareas externas y prestar un servicio profesional a nuestros clientes sin necesidad de modificar nuestro sistema de trabajo. De esta manera, optimizaremos un pequeño gasto de manera estratosférica en un corto espacio de tiempo.
Como decíamos al principio de este artículo, no existe un manual sobre cómo triunfar en los negocios, pero sí muchas buenas opciones reales a nuestro alcance – y al de nuestros bolsillos – con los que potenciar nuestra competitividad y profesionalidad a la hora de trabajar. Merece la pena echarle un vistazo a estas ideas. Pues no están ahí para parecer modernos, sino para ser más efectivos.
