Extiende el brazo paralelo a tu cuerpo y mide la distancia que hay entre el codo y donde nacen los dedos. Utiliza la misma medida para medir ahora el largo. Ya puedes visualizar el espacio que va a ocupar la ampliación de tu oficina… sobre tu mesa de trabajo. Coste de obra: cero.

Ahora piensa en los cambios que deberías realizar en la oficina en caso de querer contratar a una (o más) secretarias físicas. Aún si tienes espacio libre que no obligue a poner patas arriba toda la oficina, es necesario hacer una reforma y desplazar cosas a otro sitio para que entre el mobiliario adecuado a ese puesto. Es decir, ruido, ruido y un pulular de obreros mientras los trabajadores intentan concentrarse en su función. Y, si eres autónomo, tendrás que dedicar tiempo a estar pendiente de imprevistos y resolución de dudas, ralentizando o posponiendo otro tipo de actividades más importantes.

Si eres una empresa grande, el tamaño es lo que importa. La compañía se extiende en los mercados y sobre el terreno para simbolizar con las ampliaciones el aumento de conquistas. Al fin y al cabo, la imagen vende. Si un cliente visita este tipo de empresas, no querrá ver a trabajadores hacinados en insalubres cuartos, sino espacio de sobra con el que demostrar que hay sitio para que entren más proyectos.

Las pequeñas empresas y autónomos no pueden competir de ninguna manera contra esas mastodónticas construcciones. Sus armas son una mejor calidad y calidez en el trato, mayor adaptación a las necesidades de sus clientes y mostrar su trabajo y no sus instalaciones para ganar el contrato. Por ello, su página web les permite enseñar su experiencia y resultados a través de un medio que se expande por el mundo entero que les sitúa a la misma altura que las empresas grandes.

Porque esa es la magia de la “nube”. Es tan grande que no requiere de ampliaciones ni de obras para crecer. Esto permite que tenga cabida todo tipo de información. Hasta ahora. Alguien vio las oportunidades de tanto espacio disponible para que, aquellos a los que lo terrenal les costaba mucho dinero, pudieran acceder a una serie de servicios en el espacio virtual.

Las cadenas de ventas descubrieron que no era necesario disponer de tiendas físicas para llegar a cualquier lugar del mundo. Con un almacén donde guardar los bienes y un buen uso de la logística – beneficiada de ahorrar gastos de construcción – podían incrementar las ventas gracias a la compra on line. Las compañías de viaje prescindieron de sus sucursales para aumentar la facturación de billetes. Sin gastos de emisión de ticket o de arrendamiento urbano, surgieron compañías que ofrecían vuelos baratos por ahorrar en este tipo de gastos. Recientemente, hasta los bancos ofrecen cada vez más servicios virtuales que ahorran desplazamientos y colas en sus oficinas.  El coste de esta inversión era mínima, comparada con los gastos que hubieran supuesto tener una tienda, oficina o sucursal dentro de cada domicilio. Y los resultados, máximos.

Sin embargo, todos estos servicios están basados en el relleno de unos formularios determinados. Faltaba lo más importante: cómo llevar el factor humano hasta la “nube” sin que perdiera su humanidad.

No hacía falta pensar mucho. Cuando realizamos una llamada telefónica, hablamos con una persona física que no se encuentra frente a nosotros. Hasta la aparición de los teléfonos móviles, esa persona se tenía que encontrar en un puesto determinado, bien en el trabajo o en su hogar. La irrupción de la nueva generación telefónica permitió que localización y desplazamiento dejaran de estar separados. Eso permitió mayor disponibilidad en los negocios, lo que agilizó los movimientos de mercado. Hasta que llegó la última revolución que cambiaría el mundo en el que vivíamos: Internet. Era lógico pensar que tarde o temprano telefonía y mundo virtual se unirían.

A raíz de este feliz encuentro, el concepto del trabajo cambió. Nació la oficina virtual, un híbrido entre la clásica y el mundo contemporáneo. Desde una ubicación fija – necesaria por asuntos legales – las mesas de la oficina virtual se extendieron en forma de nube por el cielo. Antes era necesaria una alta financiación para aumentar tanto plantilla como espacio. Ahora, con una mínima inversión se obtienen resultados máximos. Se puede disponer de un servicio de secretarias virtuales que nos ayuden con la gestión diaria del negocio, a organizar y estar encargadas de que nuestra agenda esté constantemente actualizada y a atender a los clientes con educación y profesionalidad desde la distancia. En otras palabras, igual que hacían antes. Solo que, ahora, desde nuestra propia oficina virtual.