La principal ventaja del siglo XXI es que ya no es necesaria disponer de una empresa grande para triunfar en el mercado. Los negocios de ahora requieren velocidad, adaptación a los cambios y una alta operatividad tecnológica.  Las pymes y autónomos se ven claramente beneficiados de esta nueva tendencia, dado que pueden trabajar con clientes directamente o a través de subcontratas que agilicen el lento engranaje de las empresas más poderosas.

Este cambio en la mecánica ideológica del trabajo se topa con el obstáculo del desconocimiento sobre cómo hacer rentable un negocio. O, dicho con otras palabras, no saber sacarle partido a los medios y servicios disponibles en la actualidad. Seguimos pensando en el antes más que en el ahora, lo que nos lleva a cometer errores garrafales en la concepción del enfoque laboral.

La escasez de plantilla, tanto en pymes como en trabajadores por cuenta propia, obliga a la empresa a repartirse las tareas ajenas al desempeño de su labor como si fuera un botín compartido. En realidad es un aumento de la carga de trabajo que redunda en un incremento de horas y reduce la efectividad de los trabajadores, al no poder concentrarse en su verdadera misión: lograr sacar adelante a la empresa y ganar dinero.

Si seguimos empleando la mentalidad antigua, la única solución que puede resolver este problema reside en la contratación de más personal. Es decir, invertir en recursos humanos y, posiblemente, en reformas dentro del centro de trabajo para poder situar a toda la plantilla de una manera medianamente coherente. Demasiado gasto para afrontar con garantías el futuro del negocio.

Sin embargo, si nos preocupamos por investigar las oportunidades que nos ofrece el mundo tecnológico, descubriremos que hay un sistema de alta eficiencia con bajo coste que nos permite poner en forma cualquier tipo de negocio en lo que se tarda en chascar los dedos: las secretarias virtuales.

Gracias a este servicio, delegaremos todas aquellas tareas inherentes al funcionamiento de las empresas que nada tienen que ver con la labor que desempeña pero que resultan vitales para asegurar su longeva existencia. Temas como atención al cliente, organización de la agenda, gestiones legales pertinentes y apoyo en el funcionamiento interno dejarán de ser un lastre en el trabajo diario y solo servirán para recordar el pasado en las reuniones de colegas del gremio.

Las secretarias virtuales estarán presentes en nuestra oficina a través de los ordenadores y teléfonos, prestando una inestimable ayuda y apoyo al desarrollo de nuestro negocio. Su experiencia resulta clave en el tema de las comunicaciones. No todo el mundo está capacitado para atender con tranquilidad, educación y corrección a los clientes. Ellas sí. No siempre estamos disponibles para responder las llamadas – perdiendo oportunidades de negocio o causando una mala imagen profesional. Ellas sí. No todos los empleados pueden atender las necesidades específicas de información, de modificación de citas o conocer la agenda al dedillo. Ellas sí.

Por otro lado, la eficacia de disponer a personal cualificado en un campo alejado de nuestra experiencia genera un efecto de satisfacción y de mejoría de imagen ante nuestros clientes, para desgracia de nuestra competencia. Las secretarias representan la seriedad y apariencia de las empresas grandes. Y ahora las tenemos a nuestro alcance.

Una óptima división del trabajo es fundamental para los nuevos negocios. Hay que tener en cuenta que la tecnología ha acelerado tanto los procesos anteriores que debemos ser capaces de afrontar los requisitos del mercado con solvencia y competencia. Se valora la inmediatez y calidad de respuesta, un exquisito orden organizativo, un alto nivel de conocimiento de las materias y rapidez, rapidez, rapidez en las diligencias.

Cualquier empresario sabe por experiencia que no es necesario contar con muchos empleados para realizar un trabajo. Necesitan más bien un equipo bien estructurado y formado que sea capaz de afrontar los retos diarios con responsabilidad. El crédito que la empresa tiene es más costoso alcanzarlo que uno bancario. De ahí la imperiosa necesidad a contar entre sus filas con los mejores profesionales. Y que los clientes no den crédito a los resultados. Una astuta división del trabajo ofrece, sin duda alguna, los mejores desenlaces laborales.

Por tanto, es hora de adecuarse a los tiempos que corren; a los medios de los que se dispone y al ritmo trepidante del mercado, sacándole el mayor provecho a la tecnología para transformar los resultados en victorias diarias que nos hagan sentirnos orgullosos de ser chiquitos, pero matones.