Tienes cantidad de trabajo y tienes que acabar, pero no tienes tiempo para hacerlo todo. Una secretaria virtual te podría ayudar pero ¿qué tareas le asignarías?.

¿Cómo puedes estar seguro de que este servicio online podría reemplazarte adecuadamente? Estoy seguro que te lo has preguntado antes, contratar un puñado de incompetentes secretarias virtuales no haría otra cosa más que bajar el volumen de negocio.

Aun así, sabes que necesitas ayuda y las secretarias online son básicamente tu única elección. Pero en ¿dónde las encuentras en que empresas puedes confiar?

Hemos respondido a esas preguntas anteriormente en previas publicaciones, pero ahora nos queremos enfocar en algo un poco diferente. Y es que hemos notado algo peculiar y sin mencionar anteriormente. Para la mayoría de gente, no conocen qué y cuanto pueden delegar en un primer momento. En este artículo queremos ayudarte a entender exactamente los servicios que tu secretaria virtual puede encargarse por ti.

Tareas que pueden ser delegadas

Emails son probablemente una de las tareas que te lleva más tiempo responder para encargados de negocios. Por un momento imagina trabajar duro en un particular asunto y de repente entra un nuevo email.

Te empiezas a responder ese e-mail y antes de que te des cuenta te has perdido en el ritmo del primera tarea. Has desperdiciado un mínimo de 20 minutos en volver a lo que estabas realizando. Esas interrupciones son las que afectan a tu ritmo de trabajo. Lo mejor tener a alguien que se encargue de esta tarea, ser interrumpido por emails, en la mayoría de los casos no merece la pena. Tu secretaria online puede hacerlo por ti e incluso los mas urgentes y delicados te lo podría hacer saber.

Llamadas de teléfono

Las llamadas telefónicas te interrumpen de la misma manera que loso emails. La  mayoría de dueños y de encargados de negocios tienen departamentos pero aun así no es suficiente. Incluso para las llamadas mas personales que te entran no merecen la pena atenderlas.

Las llamadas importantes que necesitan tu atención son muy pocas. Por esta razón es por la que necesitas tu servicio online de secretaria online, sin interrupciones tu tiempo será mas efectivo. Sabrás valorar el verdadero significado de las llamadas.

Manejo de Agenda

Todo dueño de negocio o encargado necesita a una secretaria. Una secretaria responde llamadas y mantiene un ojo a tu agenda. Si hay lugares a los que necesitas ir y gente a la que llamar lo mejor es que alguien te lo recuerde.

Claro que puedes bajarte un software que lo hace por ti, pero te podríais ver en la misma situación. Tu completaras las tareas diarias mucho mas rápido si tu asistente virtual te lo recuerda.

 

Manejo de Datos

Si necesitas dato en Word y Excel, pierde tiempo en que haceres insignificantes. Digamos que estas preparando una presentación en tu empresa. Saben de lo que vas a hablar pero no tienes instaladas las diapositivas todavía.

Los datos fascinantes y la búsqueda de mercado es la parte más emborrosa. Pero es muy probable que también pasaras un par de horas haciendo presentaciones.

Una secretaria virtual lo podrá hacer por ti y ahorrar unas cuantas horas. Y si el asunto no es muy complicado te podrá incluso realizar la parte de búsqueda.

Contabilidad

La contabilidad no es algo fácil, lleva mucho tiempo y consiste en guardar facturas, pagos, presupuestos y recibos. Si contrataras a tu asistente online para hacer este trabajo tienes que confiar en esta persona.

Vas a revelar información privada, contraseñas, cuentas bancarias, teléfonos personales, a tu asistente online. Es importante contratar a alguien en la que puedas confiar.

Contabilidad es probablemente el trabajo más arduo para dar a alguien más. Pero si no encuentras a alguien en quien confiar para contratar, reserva dos horas en tu agenda contable cada semana.

Búsqueda Online

Si tienes que hacer búsqueda en la red, pro que no delegarlo en otra persona lo único que necesitas es proveer claras instrucciones para tu proyecto.

Si trabajas en varios sectores donde manejas varios temas imagina la rapidez con la que serias capaz de hacerlo teniendo la información.

Escribir un artículo es mucho más fácil con asistentes virtuales. Ellas recogerán mayor información por ti y le darán un buen comienzo. Puedes incluso decirles que escriban un resumen de cada tópico para acelerar cada tema.

Viajes de Trabajo

Si tienes que viajar a menudo, sabes la molestia que significa encontrar vuelos baratos. Siempre es más barato comprar billetes si lo planeas con tiempo.

En vez de buscar en sitios de aerolíneas cada día para averiguar cuando han bajado, adquiere tu secretaria virtual que lo haga por ti. También puedes asignarlas hoteles para alojarte.

SI estás muy ocupado asígnala además todo lo restante, transferencia, transporte, visitas, etc.

La cantidad de tareas que puedes asignarles son inmensas la mejor manera de buscarlas en la web, algunos servicios a tan bajo coste como a 9 euros por mes.

¿Por qué llevar tanta carga de trabajo cuando es tan fácil, rápido y barato con un solo click?