Para cualquier negocio lo que realmente cuenta es eficiencia, hoy día para negocios tecnológicos es necesaria la contratación de secretaria virtual.  Esta es la razón por la que un número creciente de empresas están confiando es te tipo de automatismos para atender y recibir las llamadas, preguntando y respondiendo preguntas a la vez que dirigiendo a el departamento adecuado o agente.

Sin embargo el servicio de recepcionista virtual no significa que provea el mismo servicio para todos. En este artículo te mostraremos buenas ideas para llevar a tu servicio al máximo nivel para proveer tus clientes a una mejor experiencia.

Grabar la voz de una persona real en el servicio de recepcionista virtual

Una característica sobre las recepcionistas y secretarias virtuales es que una vez atienden la llamada suele irritar al cliente. Uno de las las críticas más comunes hechas sobre las recepcionistas es que la gente quiere poder hablar con una persona real. Pero no siempre es posible tener una persona real al teléfono. Usa tu propia voz para grabar todas las opciones de menú. Después escucha a tu menú y asegúrate de hacerlo todas las partes que son difíciles de entender, extrañas o que parecen forzadas. No vayas con prisa en este proceso, es muy importante ya que es la primera vez que el cliente conoce sobre tu negocio así que la primera impresión es la que cuenta.

Pon atención a como configuras tus opciones de menú

Como en toda conversación entre agente y cliente, las respuestas que establezcas en tu menú de secretaria virtual deben ser siempre profesionales y amables. Piensa en ejemplos obvios poniéndote en lugar de tus clientes. “Perdón como dice ¿puede repetir?, incluso cuando el servicio es en realidad una maquina en realidad está haciendo la actividad de habla.

Mantén los procesos simples

Las llamadas quieren lo mismo que tu, lo cual tiene que ser dirigido tan pronto como sea posible. Cuando hay muchas opciones en el menú tus clientes se sienten perdidos en un círculo que nunca se acaba. Asegúrate que tu menú se mantiene simple y de tener pocos pasos desde el comienzo hasta el final.

 

Proceso cerrado

Muchos sistemas de secretaria virtual de hoy día ofrecen tocar en el teclado en contra de las opciones de reconocimiento en el que el sistema no reconoce el ruido de fondo y cree que es la llamada entrante. Puede resultar en un proceso cerrado automatizado y frustrante para el cliente.

Presta atención a referentes de mercado

Según a recientes estudios, la media que se mantiene de todos los negocios varía en 1 minuto. Cuando estas intentando medir lo que estas ofreciendo a las personas que te llaman y que rápido les estas atendiendo a sus necesidades los referentes de mercado importan. Así que determina como lo haces pensando estos referentes de mercado. Puede ayudarte a imaginar lo que necesitas para mejorar el sistema de llamadas.

 

Recuerda ser educado

Anteriormente se enfatizó en las formas, y este apartado está relacionado pero existe otra por la que existe. Los clientes se irritan cuando se quedan en espera dependerá de ti asegurarte que sepan que su paciencia es considerada. Solo da las gracias y llegaras más lejos.