La polivalencia es la capacidad de hacer varias cosas al mismo tiempo, de manera que varias actividades puedan terminarse al unísono o acometer cualquier tipo de trabajo con independencia de sus características. Ciertas personas tienen esta virtud y otras se ven obligadas por la necesidad a desarrollarla. He de reconocer que poseerla es un verdadero don para los trabajos de casa – mientras la lavadora lava la ropa, la comida se calienta a fuego lento, el lavavajillas friega los cacharros, limpias el suelo, recoges y hasta te da tiempo a hacer una compra rápida o escribir un artículo en un blog- pero un grave problema a la hora de trabajar.

La diferencia entre el hogar y la oficina reside en que en la casa puedes delegar una serie de tareas en máquinas – lavadora, lavavajillas, cocina – y el resto tiene un control de calidad subjetivo en función de la importancia de las mismas – barrer rápido, procrastinar la compra, apilar en lugar de recoger y escribir parte del artículo para continuar más tarde. Pero en el trabajo, cada una de esas tareas realizadas con simultaneidad debe ser realizada con profesionalidad y libres de mácula. Además, su orden y momento no dependerán de nuestro gusto, sino de la necesidad que el cliente o clientes tengan de las mismas.

Hay dos motivos por los que practicamos la polivalencia tanto en el hogar como en el trabajo: ahorro de tiempo y de dinero. Pero, si el ejemplo de las tareas domésticas nos puede servir de referencia, delegar en la lavadora la limpieza de nuestra ropa es un coste del que no se nos ocurriría prescindir ni locos. Es más; en caso de no disponer de una en casa, hay tiendas por la ciudad que facilitan dicho servicio. Su funcionamiento es muy sencillo: introducir ropa, añadir detergente y activar el programa. Mientras van pasando uno a uno los centrifugados, ganamos tiempo para hacer otras cosas o centrarnos en una actividad determinada –como puede ser mi caso con la escritura de este artículo, que no interrumpiré hasta que un pitido me avise que ha terminado.

Algo parecido sucede en las empresas con las secretarias. El teléfono y la atención al cliente suponen una tediosa tarea que no se puede compaginar con la del trabajo programado, puesto que las constantes interrupciones y la desconcentración que eso supone duplican el tiempo que de otra manera dedicaríamos a nuestras labores. Es obvio que una secretaria física resulta de gran utilidad, pero su coste resulta prohibitivo para las pymes o autónomos, por no decir del gasto añadido en mobiliario, espacio y contratos. Por seguir con el símil de antes, queremos una lavadora buena en casa, pero andamos cortos de fondos. Bueno, no pasa nada. A lo largo de la ciudad habréis observado la presencia de varias tiendas que ofrecen servicios de lavado automatizados, ¿verdad? El único engorro es transportar la ropa hasta dicha ubicación – y llevarla de vuelta a casa posteriormente. Afortunadamente para los negocios, los ordenadores se encargan ahora de ese traslado de información y nos dejan la ropa limpia, seca y planchada en la bandeja de nuestro correo gracias a los servicios de secretarias virtuales disponibles en la Nube.

Las secretarias virtuales son la respuesta al problema de la polivalencia forzosa que se da en la mayoría de las empresas españolas. Resultan asequibles – no ocupan espacio físico y sus costes de subcontratación son infinitamente inferiores al de un contrato laboral- para cualquier bolsillo y ofrecen una contraprestación fundamental para el correcto desarrollo de la empresa, puesto que los clientes serán atendidos por una voz amable y profesional que estará siempre a su disposición –en lugar de los mensajes de voz robotizados- para solucionar sus dudas, ofrecer información o pasar las llamadas pertinentes a un determinado trabajador. El efecto que este tipo de servicios produce es el de satisfacción externa – el cliente siempre será atendido- e interna –el trabajador podrá concentrarse en realizar su cometido sin interrupciones no relacionadas con su trabajo, lo que genera a su vez un efecto sinérgico en el tiempo dedicado al trabajo, ganando  tiempo para avanzar en otras materias al haber podido disponer de la concentración necesaria para cumplimentar su tareas. En otras palabras, ganando tiempo, ganamos eficacia. El futuro no busca a un trabajador plurivalente, sino eficiente. Si una secretaria virtual nos ofrece la oportunidad de tener nuestra propia virtualavadora en la oficina, merece la pena aprovechar esta ventaja competitiva para hacer un trabajo limpio y esmerado. Ganamos tiempo, ganamos reputación, ganamos dinero.

¡Tin!

Justo a tiempo. Hora de tender la ropa.