A la hora de montar un negocio, debemos de tener en cuenta las capacidades de los empleados que vayamos a contratar. Nuestro éxito o fracaso dependerá, fundamentalmente, de realizar este proceso adecuadamente. Pero la mayoría de las veces nos olvidamos de que nuestra empresa es un trabajo en sí mismo. Las tareas habituales dentro de la misma se suelen repartir entre los empleados, provocando una multiplicidad de funciones, aumento de horas de trabajo y desconcentración sobre su labor principal.
Cierto es que una secretaria no está al alcance de todos los bolsillos. Mejor dicho, estaba. Porque ahora podemos disponer de un servicio de secretarias online que se encarguen de atender las llamadas de los clientes, organizar nuestra agenda y desahogar a los trabajadores de ese plus laboral no incluido dentro de su categoría profesional. Esto es igual de válido tanto para pequeñas y medianas empresas como para los trabajadores por cuenta propia.
Los pasos a seguir en su contratación no difieren mucho de los del resto de empleados, dado que va a ser una persona que forme parte de la empresa, aunque no se encuentre dentro de la misma de manera física. No obstante, vamos a ver ciertos requisitos fundamentales para acertar en nuestra elección.
Dado que la secretaria va a estar involucrada en el funcionamiento de nuestro negocio y, además, trabajará directamente con nosotros, es importante que su personalidad nos resulte atractiva. Las sensaciones que nos transmita son las que van a sentir los clientes, por lo que cometeríamos un imperdonable error si obviáramos este punto. Si nos sentimos cómodos hablando con ella, si nos escucha con interés, si muestra entusiasmo y es amable, sin olvidarnos de cómo transmite seguridad y su atención al detalle, ya tendremos dado el primer paso en la contratación.
Ahora que tenemos el perfil personal adecuado, es el turno de verlo en funcionamiento. Si esas cualidades las demuestra en el trabajo – cómo contesta las llamadas y el trato que ofrece a los clientes, cómo reacciona si entran dos llamadas a la vez, qué tono de voz pone al hablar – sabremos que su forma de ser personal no es independiente a la laboral. Pero hay otro factor más a tener en cuenta respecto a su profesionalidad: el tiempo de entrega. Si tarda demasiado en responder las llamadas o mandar los correos electrónicos, supone un riesgo de efectividad. Todo esto lo podemos comprobar con sencillez encuestando a algunos clientes y preguntándoles su opinión sobre el servicio recibido.
Durante la entrevista, además del factor humano, es de vital importancia conocer sus habilidades profesionales. Tener conocimientos en gestión de proyectos puede resultar de gran ayuda de cara a delegar más responsabilidades en su persona a largo plazo, por ejemplo. Pero, a corto, conviene dejar clara y detalladamente las tareas que esperamos que realice y si es capaz de efectuarlas. En caso contrario, tendremos que descartarla y buscar otra. De nada nos sirve que esté capacitada para hacer unas cosas y no otras que necesitamos.
Otras habilidades que debe de poseer son las tecnológicas. Teniendo en cuenta que su trabajo se va a desarrollar a distancia, lejos de la oficina, la secretaria virtual debe de saber manejarse sin problemas con una serie de programas informáticos específicos para poder desempeñar su trabajo convenientemente. En algunos casos, tendrá que emplear un software específico dentro de la empresa, por lo que habrá que evaluar su compatibilidad con nuestro sistema de funcionamiento habitual. Cuanta mayor sea su experiencia con el manejo informático, menor será su plazo de adaptación al equipo.
Una secretaria normal debe tener una buena presencia física. En el caso de una secretaria virtual, la imagen la dará su forma de hablar y su ortografía. Su forma de hablar nos mostrará si no tiene problemas con el empleo adecuado del idioma – uso formal de la lengua, acento comprensible, no acortamiento de palabras – mientras que su escritura no creará una imagen de chapuceros o torpes sobre nuestro negocio. No hay nada que diga tanto respecto a una empresa a su manera de comunicarse por escrito con sus clientes. La redacción de un correo electrónico pulcro, educado y libre de faltas pone por escrito la profesionalidad de la compañía.
El último aspecto que deberemos tener en cuenta es su disponibilidad. El horario laboral puede presentar problemas para algunas personas, sobre todo si prestamos algún tipo de servicio que requiera trabajar los fines de semana. Algunos servicios de secretaria virtual no funcionan a jornada completa, por lo que hay que valorar este aspecto antes de tomar cualquier decisión que posteriormente nos pueda causar problemas.
Para terminar, podemos preguntarle a la secretaria virtual sobre su experiencia pasada o si tiene referencias que avalen su trabajo. Tener experiencia ayuda a integrarse en el equipo con mayor rapidez y agiliza la curva de aprendizaje. Depende de la urgencia que tengamos para ocupar el puesto, pero no nos olvidemos que las personas que realizan un trabajo por primera vez se identifican con la empresa con gran celeridad, implicándose en el trabajo con mucha más energía que alguien con más años a sus espaldas. Si escogemos la opción del primer trabajo, debemos de tener paciencia con nuestro nuevo empleado hasta que se asiente en el puesto con seguridad plena.
