Un negocio va pasando por varias fases desde su creación. Si el proyecto se asienta y funciona, es momento de expandirse, de abrir nuevas sedes o tiendas para que los beneficios sean mayores. Obviamente, eso implica más carga de trabajo, por lo que se requiere un incremento de la plantilla para poder afrontar la demanda con garantías. A medida que nuestro negocio se ramifica, necesitamos mantener un control central sobre nuestra actividad, para preservar la esencia y forma de trabajar que tenemos. Si damos independencia a las distintas sucursales, tendremos negocios independientes que no se asociarán a nuestro nombre de marca.

La correcta organización en el organigrama de la empresa permite funcionar a ésta con un mismo cerebro. Al igual que el cuerpo humano, todos sus miembros y órganos se rigen por los impulsos eléctricos que manan de la cabeza. Cada uno realiza su función correspondiente para que el conjunto funcione adecuadamente.

El propio cerebro está, a su vez, fragmentado en distintas estructuras que se encargan de llevar acciones concretas del cuerpo. Esta división de tareas evita que determinadas funciones sean realizadas por otras de distinta competencia. Por ejemplo, los ganglios basales se encargan de controlar el movimiento, el área de Wernicke se especializa en la comprensión del lenguaje y el área de Broca de procesar la gramática. Todo este complejo entramado delega sus actividades de manera eficaz y precisa.

Los negocios tienen que optimizar de la misma manera su sistema de trabajo. Qué duda cabe que las grandes empresas cuentan con una ventaja mayor de inicio al poder separar las distintas actividades en múltiples departamentos. Las pymes o trabajadores autónomos no pueden desarrollar su cerebro organizativo de la misma manera. En muchos casos, les toca hacer de madre, padre, hijo y tíos dentro de la familia. Solamente pueden plantearse este tipo de cambios cuando llegan a ese momento en el que su negocio permite la expansión, como explicábamos al principio de este artículo. Pero es este tipo de organización, precisamente, la que permite alcanzar el punto de crecimiento. Veamos, pues, que soluciones tenemos para integrar este cambio desde el primer momento para poder avanzar.

La empresa siempre realiza dos actividades: una laboral y otra como ente jurídico. La primera dependerá de la actividad que se realice. La segunda, es común a todas. No hay que pensar que un negocio es como un hijo; en realidad son gemelos. Por tanto, si poseemos la capacidad y conocimientos para desarrollar nuestro trabajo, tenemos que ser conscientes que parte de nuestro tiempo lo tendremos que dedicar a realizar otro tipo de actividades que nada tienen que ver con nuestra preparación. Recordando al cerebro, le estamos pidiendo a la parte motriz que se encargue de las palabras.

La manera más inteligente de solventar este problema es delegando el cuidado y manutención del ente jurídico en alguien especializado en esa labor. Y las mejores personas para ello son las secretarias.

Pero contratar a una secretaria exige varias cosas. La primera de todas: dinero. En negocios emergentes o poco establecidos, es un factor que impide plantearse una nueva incorporación. Después, está el elemento del tiempo. Hay que realizar entrevistas, evaluar la experiencia y dominio de su puesto, nueva adquisición de equipo, ver cómo afecta su integración al trabajo con el resto del equipo, reformas dentro de la oficina… Durante todo este proceso, estaremos dejando en segundo lugar la misión principal de nuestro negocio, descuidando el objetivo.

Afortunadamente, las nuevas tecnologías aportan la solución más fácil y sencilla para aquellos que no tienen a su alcance los enormes recursos de las empresas grandes: contratar a una secretaria virtual.

Éste novedoso puesto de trabajo, fruto de la época en la que vivimos, resulta la manera más adecuada para competir en el mercado internacional. En primer lugar, es barato. En segundo, muy efectivo. Las secretarias virtuales tienen amplia experiencia en el terreno de la gestión, organización y atención al cliente. No requieren de modificaciones o reformas dentro de la oficina. Su formación se adecúa a las necesidades jurídicas de todo tipo de empresas y no afectan en absoluto al sistema de trabajo que tengamos. Es más; al liberar de cargas extras de trabajo a los empleados, favorecen la correcta realización de las labores.

El grave problema de las pymes y autónomos españoles es que siguen funcionando con las dificultades típicas de los sistemas anteriores. Los avances de nuestra simplifican tareas y acciones que previamente absorbían más de la mitad del tiempo que se dedicaba al trabajo. Ahora tenemos potentes ordenadores, teléfonos móviles inteligentes que nos permiten comunicarnos sin necesidad de estar dentro de la oficina, un sistema de información en la red que acelera el contacto y la realización de diversas actividades – sacar un billete de avión, por ejemplo. Este nuevo cerebro electrónico también nos permite ahora delegar funciones vitales para la supervivencia y crecimiento de la empresa de una manera fácil, cómoda y sencilla.

Por tanto, en las puertas del año nuevo, es momento de examinar y valorar las posibilidades que tenemos al alcance de la mano para hacer que nuestro trabajo fluya como los trineos sobre la nieve y dejemos de caminar por sendas pedregosas y llenas de zarzas que nos dejan agotados al final del día sin haber logrado más que un montón de heridas en el cuerpo. Contratar una secretaria virtual es la manera más inteligente de convertir nuestro negocio en un proyecto eficiente.

Felices Fiestas.