Todo caballero que se preciara llamarse así tenía un –fiel- escudero a su cargo, que realizaba trabajos sencillos y servía tanto de apoyo como de ayuda a su señor. Por regla general, se trataba de chavales jóvenes que así aprendían un oficio y se introducían en el mundo laboral medieval como los becarios actuales. La figura del personal assistant equivale a la de la labor de esos imberbes mozos del pasado, pero se diferencia de la misma en cuanto al grado de responsabilidad y profesionalidad con la que la realizan. Y que no tienen que combatir o asediar castillos.

El trabajo directivo tiene la ventaja de no ser tan rutinario como el de cualquier otro empleado, aunque corre el riesgo de perderse en eternas tareas administrativas cuando se trata de empresas pequeñas o medianas. En el caso de trabajadores por cuenta propia, el riesgo se convierte en realidad. Por esta razón, las horas dedicadas al mismo alargan en exceso la jornada laboral y restan frescura a la verdadera actividad que estas personas deben ejercer en su trabajo. Y no es recomendable que el caballero se agote innecesariamente antes de la batalla diaria que debe lidiar en estos tiempos tecnológicos.

Los asistentes personales –también llamados secretarios ejecutivos o secretarios personales- asisten a sus jefes de manera que puedan realizar su trabajo de la manera más efectiva posible y mejorando la calidad del mismo. Por un lado, se responsabilizan de toda actividad administrativa inherente a la propia empresa y la necesaria para un correcto desarrollo del trabajo directivo. Por el otro, la comunicación no se verá interrumpida por culpa de reuniones, visitas o prestación de servicios. Es decir, que todas las llamadas resultarán adecuada y profesionalmente atendidas con el resultado de ofrecer una imagen de calidad y garantías a los clientes o potenciales usuarios de los servicios de la empresa.

La clave del éxito en el mercado profesional actual reside en el trato y la organización. Qué duda cabe que un buen esquema de actuación garantiza resultados óptimos a la hora de cumplimentar las tareas. Por desgracia, es muy complicado controlar todas las variables que puedan darse en un día cualquiera. Eso significa que tendremos que modificar nuestro plan de acción en función de los imprevistos, interrupciones o cualquier circunstancia que puedan surgir en un momento determinado. Intentar atender todos estos azares a la vez que se está llevando a cabo otra función obliga a la mente a bisecarse, con la pérdida de energía correspondiente. Algunas personas discrepan al respecto de esa única capacidad de actuación, pero lo que está claro es que es más sencillo lanzar una pelota de tenis a través de una ventana y luego otra en lugar de las dos a la vez. Contratar a un personal assistant nos permite tener las pelotas ordenadas en una cesta mientras las vamos arrojando y ellos recogen las que rueden por el suelo para colocarlas de nuevo en la cesta, prestas a ser lanzadas en su momento. El número de lanzamientos finales resultarán superiores a los que ejecutaríamos si tuviéramos que agacharnos o perseguir las pelotas y amontonarlas en la cesta.

Al contratar un personal assistant, el empresario incorpora una herramienta invaluable a su equipo que le permitirá llegar por la mañana a la oficina sabiendo que los datos estarán organizados y archivados con corrección; que los requisitos para un viaje estarán preparados; que las llamadas recibidas y pendientes aparecerán en un listado por orden de importancia; que las visitas estarán informadas en caso de cambio de planes; que las labores pendientes y finalizadas estarán organizadas de manera diferencia; que los documentos legales pertinentes simplemente requerirán de su firma y que los clientes habrán sido atendidos como corresponde. Además, el empresario cuenta con un aliado en el que descargar todo el trabajo de oficina para disponer de más tiempo con el que cumplimentar sin tanto estrés el suyo propio, pues todo ese lastre que acarrean las tareas y labores cotidianas permiten que dos personas se dividan las funciones para alcanzar su cumplimentación en la mitad de tiempo. Es decir, que el trabajo se convierte en una actividad dinámica con mayor precisión en su resolución, dado que cada parte es experta en lo que le atañe.