En la actualidad se estiman unos 3.9 millones de puestos de trabajo realizados por secretarias y asistentes de la administración en los EEUU según las estadísticas publicadas por el Instituto de trabajo. Sin embargo esta cantidad no distingue entre aquellos que lo hacen en una oficina física y el número creciente de los que lo hacen online. Claramente los asistentes virtuales están reemplazando rápidamente a las secretarias tradicionales o trabajadores administrativos.
Una asistente virtual puede ser empleada, autónoma o crearse incluso como sociedad limitada que trabaja online y realiza varias actividades para ayudar a personas y/o a negocios. Las secretarias virtuales pueden ofrecer mucha ayuda en el trabajo que las secretarias tradicionales realizan como puede ser: introducción de datos, transcripciones, programación de agenda, programar, diseñar y otros servicios. Ellas normalmente suelen trabajar en casa de hecho nunca suelen reunirse con clientes en persona.
¿Cuantas Asistentes virtuales existen hoy en día?
Si bien la Asociación de Asistentes Virtuales declaran que el número de recepcionistas virtuales está creciendo, es realmente difícil establecer un número exacto en esta industria. Muchas no pertenecen a una organización o cuerpo regulador. Sin embrago muchas de ellas han querido incorporarse a plataformas de freelance. Hay más de 5000 trabajadores incorporados a estas listas. Estas plataformas no incluyen a las asistentes virtuales que tienen su propia web u ofrecen sus servicios mediante otros medios publicitarios.
Mientras el número de asistentes virtuales sigue creciendo, hay ventajas y desventajas para aquellos que trabajan de esta manera así como la gente que las contrata. Aquí mostramos las tendencias laborales que están cambiando la industria:
- La oficina esta siempre
Uno de las mayores ventajas de trabajar como asistente virtual es que no hay dependencia de un sitio físico en cuestión. Esta flexibilidad permite a una asistente virtual trabajar desde casa, cafeterías, biblioteca o coworking. El único requisito es tener conexión buena a internet mediante portátil o teléfono.
La ventaja de trabajar desde casa desde cualquier lugar también habilita a las compañías e individuos que las contratan. Pueden ahorrar en IVA e incluso desde el punto de vista del negocio. Otra ventaja es que las empresas no tienen por qué gastar en alquiler de oficinas, equipamiento u otros.
- Incremento de la productividad
Las encuestas reflejan que los trabajadores a distancia son más productivos. Un estudio analizado revela que todos sus miembros del equipo que trabajaron desde casa acabaron sus labores 15 por ciento más de llamadas que el resto de la oficina. Otro estudio revela que el 91% de los trabajadores en remoto se sienten más productivos en casa.
Las asistentes virtuales también salen ganando de tener menos distracciones y la ventaja de trabajar más horas desde casa.
Ellas podrán organizarse sus horarios, responsabilidades para así completar todas sus tareas asignadas. Además no tendrán que preocuparse por viajar grandes distancias ni tiempo.
- Bajo Costes
Las compañías que contratan asistentes virtuales se benefician de bajo costes, ya que no tienen que proveer ningún pago extra por formación, bonus o pagas extra. Las compañías tienen que ahorrar dinero en impuestos así que contratan gente autónoma en vez de freelancers.
Pero por otro lado las asistentes virtuales no tienen seguro de vida, salud, baja maternal o por enfermedad al igual que vacaciones. Y deben pagar un montón de dinero a la Seguridad Social, si estuvieran como empleadas la compañía pagaría por ello.
- Interrupción en las comunicaciones
La comunicación puede ser un problema para ambos las compañías y las asistentes virtuales. Un encargado no puede hacer todo el trabajo de una asistente virtual y pedir una actualización de la misma. Al igual que las asistentes virtuales no pueden parar al consejero delegado de una empresa en el pasillo para tener una charla sobre la importancia de programar importantes citas.
Trabajar virtualmente requiere incorporar sistemas de IT para que la comunicación entre negocios y las secretarias sea clara concisa y precisa. Llamadas de teléfono, emails, calendarios online, programas de task managers ayudan a estar conectados entre clientes y trabajador.
Sin embargo, la falta de interacción personal puede ser difícil a veces.
- Seguridad Laboral
Una rápida persuasión de los perfiles más altos de asistentes virtuales de altas compañías de varios proyectos al mismo tiempo y muchos tienes deberes a corto plazo con diferentes personas.
El trabajo de una asistente virtual puede finalizar en cualquier momento. Pero esto tiene 2 finalidades: la primera que las asistentes virtuales tienen protección aunque no tengan pato o colchones de oro que de ninguna de las maneras existen en esta industria. Además la falta de atención personal inherente al trabajo remoto puede hacerlo mejor ya que ni la compañía ni el trabajador tienen que verse las caras.
CONCLUSIÓN:
Esto es todo lo que se toma en consideración mientras el numero de asistentes virtuales sigue aumentando y sustituyen a las tradicionales secretarias.
Se predice que en el 2020 el 40% de los trabajadores serán autónomos o independientes. Si bien persisten las ventajas de trabajar a distancia existen unas cuantas desventajas que deben ser consideradas.
