A la hora de montar un negocio, los resultados positivos tardan en aparecer. Desde la formación de la empresa, con los gastos de inversión iniciales, hasta un período de entre 6 meses y un año, los ingresos que se obtengan no van a compensar la pérdida. Pues, además de suponer un crecimiento negativo desde el principio, van a ir acompañados de una serie de gastos fijos inevitables.

A medida que el negocio comience a funcionar y aumentemos el flujo positivo de caja, también harán lo propio los gastos, menguando nuestros beneficios. Es el problema de la pescadilla que se muerde la cola y tiende a ser muy voraz. Lo cual nos deja con el dilema de cómo evitar que el negocio se acabe devorando a sí mismo.

La mejor manera de sobrevivir a esta sangría económica que toda empresa sufre desde su nacimiento es la de buscar la manera de reducir los costes fijos. Sin embargo, hay que tener mucho cuidado en la manera de dar este paso, porque podemos sacrificar el futuro del negocio a cambio de ahorrarnos unos duros. En el momento en el que la calidad se vea afectada por los recortes, los gastos se reducirán al igual que los ingresos con el paso del tiempo, llevándonos a la misma situación de antes, pero en peores condiciones.

Así que, si hemos decidido reducir los gastos de nuestro negocio, tendremos que ver qué elementos de la empresa crean el mayor agujero en nuestras cuentas. Y nos daremos cuenta que éstos vienen del alquiler, los proveedores y los sueldos de nuestra plantilla. Es momento de hacerse la pregunta crucial: ¿a qué estoy dispuesto a renunciar en beneficio del beneficio?

Ya conocemos los riesgos que supone alterar la calidad, por lo que debemos de ser muy cautos con el tema de los proveedores. Las empresas grandes han reubicado sus fábricas en países que les permiten reducir los costes de producción considerablemente, pero la prensa internacional y asociaciones humanitarias están llamando la atención sobre este hecho por las condiciones laborales a las que someten a los trabajadores – menores de edad, edificios poco seguros y un largo etcétera -, más propias de una novela de Dickens que del siglo XXI. Algo parecido sucede en el sector servicios; las aplicaciones tecnológicas actuales permiten realizar una gran cantidad de trabajos desde lugares del mundo a precios muy inferiores de los que costarían si estuvieran ubicados en la nación madre de la empresa.

No quiero entrar en debates morales sobre la idoneidad de este tipo de funcionamiento mercantil actual, sino más bien llamar la atención sobre cuál es la tendencia a la hora de sacar adelante un negocio en la época actual. La propia idiosincrasia del mundo empresarial obliga a buscar la mejor manera de optimizar los resultados. Y de los ejemplos de antes, podemos sacar dos enseñanzas muy útiles para las pymes y trabajadores por cuenta propia que quieran saber cómo reducir sus gastos y sacar su negocio adelante sin perjudicar al resultado final.

La primera conclusión que podemos sacar es la de diversificar el centro de actividad. No todas las tareas se tienen que realizar dentro de las instalaciones de nuestra empresa. Es más; muchas de ellas no están relacionadas directamente con el objetivo del negocio. Resultará mucho más útil y efectivo delegar dichas tareas en otro tipo de servicios externos. De esta manera, podremos centrarnos en nuestro trabajo y dejar que otros profesionales acometan una serie de funciones específicas para las que están mucho mejor preparados. A veces, por querer ahorrarnos un dinero, obligamos a que la plantilla desempeñe tareas para las que no están adecuadamente preparados. Eso supone un freno y desconcentración en su ritmo de trabajo, provocando retrasos en las entregas o presentaciones, horas extras y desmotivación laboral. En otras palabras, el ahorro nos acaba costando dinero.

La segunda conclusión es que la tecnología nos permite reducir gastos gracias a su velocidad, su permanente estado de contacto con la empresa y las fantásticas ventajas de su ubicuidad. Pensemos, por un lado, que el espacio es limitado y caro. Ya no es necesario disponer de metros cuadrados con dígitos en millares para poder alojar a nuestros trabajadores. Antiguamente era necesario disponer de espacio de almacenaje dentro de las instalaciones, pero la revolución informática ha logrado que todos esos archivos y ficheros puedan ahora estar guardados en la nube de Internet, discos duros externos y otras formas – físicas y no físicas – de almacenaje.

Ahora vamos a ponerlo en práctica con un ejemplo. Supongamos que queremos tener una secretaria para que preste una buena atención telefónica a nuestros clientes y realice labores de gestión de la empresa. Gracias al servicio virtual de secretarias telefónicas, podemos incorporarlas a nuestra empresa sin necesidad de hacer reformas o modificaciones del espacio disponible en la actualidad. Por otro lado, su coste en sustancialmente menor que el de una persona física. Su trabajo permitirá al resto de empleados desarrollar su tarea sin distracciones, sacándole el máximo rendimiento a su trabajo en menor tiempo. Además, como pueden organizar la agenda de la empresa, las funciones o reuniones estarán permanentemente actualizadas, facilitando la organización del trabajo sin esfuerzo.

Como podemos comprobar, la mejor manera de reducir los gastos dentro de un negocio consiste en estructurar adecuadamente la fuerza laboral, delegar aquellas tareas que reduzcan el tiempo de trabajo real de los empleados y exprimir al máximo las posibilidades de los medios tecnológicos. Esta manera de reducir los costes no solamente hará que el beneficio suba proporcionalmente, sino que también nos hará más competitivos, lo que aumentará el volumen de ventas.