Dicen que el trabajo es tan malo que te pagan por hacerlo. Pero para otros, es una aventura con la que se ganan la vida. Y esto se puede aplicar a todos aquellos emprendedores que hayan decidido montar un negocio al que dedican la mayor parte de su tiempo. Solo que el tiempo, al igual que la vida, son bienes escasos. Por lo que uno tiene que pensar en la mejor manera de sacarles partido y disfrutarlos.
Aprovechar el tiempo consiste en saber organizarse de tal manera que se hagan las cosas de una manera más eficiente. Simplemente pensemos en los cálculos geométricos que tenemos que realizar cada vez que cogemos el coche para irnos de vacaciones con la familia y hay que lograr que todas esas maletas quepan en el maletero. Si cada miembro optara por introducir sus pertenencias por su cuenta, es muy posible que acabáramos cogiendo el tren o un autocar para transportar el equipaje sin problemas. Pero con una adecuada distribución de tamaños, formas y espacio, damos con la clave que nos permite introducir todo tipo de fardos a modo de partida de Tetris. Y si falta algo, siempre se puede colocar debajo de los asientos de pasajeros.
Algo parecido sucede en el trabajo. Tenemos un espacio llamado horario laboral en el que introducir las tareas pertinentes del día y que se cumplimenten correctamente. Es decir, que entren. Solo que el concepto espacial es ajeno al del tiempo. El espacio será el mismo hoy y mañana, pero el trabajo tiene proyección de futuro, por lo que no podremos determinar cuándo sucederán una serie de imprevistos ajenos a la planificación. Como, por ejemplo, atender una llamada de teléfono. No sabemos ni el momento en el que sucederá, ni su duración, ni su cantidad. Por tanto, nuestro horario será un orden estimado de la realidad al que modificará a su gusto y antojo el azar. Al igual que con el coche, al final todo entra. Solo que el espacio interior que se aprovecha con el exceso de equipaje aquí se llama horas extras. Y eso reduce nuestro tiempo libre, obligando de nuevo a modificar nuestros planes con la familia, amigos o personales.
Es obvio que la imprevisibilidad del futuro nos impide pronosticar cuáles y cuándo van a ser y suceder este tipo de interrupciones durante cada jornada. No obstante, hay una parte positiva. Y es que sabemos que van a suceder. Por tanto, podemos anticiparnos. Mientras varias empresas reparten esas funciones entre los empleados – sin criterio alguno -, otras optan por delegarlas en una persona específica y formada para atender todas esas eventualidades ajenas al desarrollo del trabajo. ¿Consecuencia? Eficacia y mayor capacidad de ajuste a nuestra planificación original.
Porque delegar consiste en orientar los recursos de manera que las tareas se puedan acometer con limpieza. De esta manera, cada persona sabrá cuáles son sus funciones y podrá organizarse adecuadamente el tiempo para realizarlas y ceñirse a su agenda. El emprendedor que tenga esa capacidad organizativa obtendrá un mayor rendimiento de su negocio, puesto que podrá satisfacer las necesidades de sus clientes con una mayor sencillez que si intentara abarcar todo.
Obviamente, lo primero que se nos pasa por la cabeza es que necesitamos disponer de una plantilla muy extensa si queremos que cada tarea sea desarrollada por una persona concreta. Eso supone un gasto demasiado elevado para cualquier pyme y trabajador por cuenta propia, como bien sabemos. Por tanto, tendremos que buscar la manera de aprovechar los recursos de los que disponemos y que éstos garanticen un óptimo empleo del tiempo. La solución al problema del equipaje no consiste en construir un maletero más grande, sino sacarle el mejor partido a los huecos que disponemos.
Actualmente, todas las empresas cuentan con recursos humanos para el desempeño de sus tareas. Pero también disponen de recursos tecnológicos con los que optimizar su trabajo. Las opciones que esta tecnología pone al alcance de los emprendedores es tan grande que muchos no le sacan todo el partido y potencial que ofrecen. Muchos pueblos en la antigüedad veían el mar como un obstáculo y no como una vía navegable. ¿Quiénes sacaron partido de sus embarcaciones? Los ancestrales comerciantes que representaban al emprendedor moderno.
El mundo virtual nos pone ahora a nuestro alcance una serie de servicios asequibles y profesionales para poder aprovechar mejor el tiempo y rendimiento en el trabajo. Por ejemplo, las secretarias virtuales prestan una atención telefónica personalizada, profesional y educada a la vez que se encargan de organizar la agenda laboral a medida que surjan cambios en ella. Y no nos olvidemos que también se encargan de todas aquellas gestiones propias de la vida de una empresa con mayor efectividad de la que nosotros podamos tener. Este tipo de servicios libera tiempo al resto del negocio para que puedan realizar su trabajo más acorde a sus expectativas horarias y deja a los directivos mucho más tiempo para poder dirigir su negocio.
En conclusión, si no queremos que la carga de trabajo nos acabe desbordando día tras día, lo único que tenemos que hacer es organizar los medios y recursos de los que disponemos para que, haciendo menos, obtengamos más.
