¿Por qué es importante el orden? es ? importante el por orden ¿ qué. orden el es por ? importante ¿. Queda claro, ¿verdad? La eficacia en el mensaje no reside en su originalidad, sino en su rápido entendimiento.
Si miramos a la naturaleza, observaremos que las ramas de los árboles, entre otros, siguen la cadena de Fibonacci en su crecimiento. Los protones, electrones y neutrones se combinan siguiendo un orden determinado para formar los elementos. Nuestro ADN forma largas cadenas respetando un patrón que permite que existamos. Es decir, que el orden es importante en la vida.
El mundo empresarial no es tan dispar de la biología. Al fin y al cabo, todo está regido por unas normas, un estilo y, sí, de nuevo, un orden. Una empresa grande divide a los empleados por departamentos, una pequeña se especializa en un negocio y cuenta con las personas o persona adecuadas para realizar la labor. A su vez, todas ellas dependerán de que otras dispongan de los materiales o fabriquen los componentes necesarios para un rendimiento óptimo en el trabajo.
Sin embargo, a la hora de ponernos manos a la obra con una tarea, nos dispersamos como la mente de un poeta mirando a las nubes. Ahora toca hacer una cosa, pero nos acordamos de otra, recordamos que hay que realizar una gestión importante que obliga a posponer el trabajo que estamos realizando, nos entra una llamada, luego otra, una tercera que nos dice que la primera era más importante… y acaba el día con demasiados frentes abiertos y un inmenso dolor de cabeza.
De los griegos aprendimos la geometría. De los romanos, la estrategia. Ambos pueblos fueron geniales y altamente valorados hasta la fecha. ¿Por qué? Porque conocían la importancia de saber mantener el orden. Para los seguidores de Pitágoras, la geometría era tan importante que la guardaban en secreto, revelando sus misterios solamente tras haber sido ritualmente iniciados. Las huestes romanas conquistaron casi todo el mundo a base de formar a sus ejércitos en ordenada formación, atacando y defendiendo empleando más la lógica que el músculo. Sin embargo, en lugar de aprender de los aciertos del pasado, nos enfrentamos al día a día como bárbaros atolondrados.
Por eso es importante saber llevar convenientemente nuestras tareas empleando una agenda, nuestro libro geométrico en el que organizar la estrategia del día, de la semana, del mes y del año. Es un trabajo, a priori, bastante sencillo de ejecutar. Simplemente hay que apuntar la hora y el día… oh, un momento; ese día no puedo. Mejor lo cambiamos. Una llamada. Cancelan la reunión del martes. ¿Dónde la pongo ahora? Muevo la fecha para la semana que viene… Espera. Esta reunión es importante para sacar adelante otro asunto. Y ahora una alerta… ¡Anda! Tenía que estar hace media hora entregando el proyecto.
Mientras nos rompemos los sesos buscando la manera de organizar todo esto, estamos perdiendo tiempo de trabajo. Mejor dicho; no estamos trabajando. La solución sería hacerlo una vez acabada la jornada. Pero entonces acumulamos demasiadas cosas para que tengan sentido. ¡Ojalá tuviera una secretaria que se encargara de hacer todo esto!
Es cierto que las grandes empresas cuentan con esa ventaja numérica. No hay despacho que no tenga ventanas o una secretaria guardando su puerta. Pero para los autónomos y pequeñas empresas, esa inestimable ayuda se convierte en un alto gasto. Primero, por la contratación. Segundo, por la adaptación o reforma del espacio para integrarla(s) en la empresa. Y, tercero, porque lleva tiempo hacer todo esto mientras intentamos organizar el resto de cosas que tenemos por hacer.
La solución nos la da el poeta ensimismado con las nubes. El mundo etéreo ofrece la opción de contratar a una secretaria virtual para que se encargue de llevar nuestras agendas personalizadas. Es un servicio mucho más barato que el de toda la vida pero más adecuado para aquellos que no disponen del poder económico de las gigantes corporativas.
Gracias a las secretarias virtuales, dispondremos de un sistema personalizado con el que gestionar nuestro tiempo, dejándonos espacio libre para poder realizar nuestro trabajo con el orden apropiado que éste requiere. Los asuntos que lleguen a la oficina serán recibidos por nuestra secretaria y se encargará de ubicarlo con eficacia y profesionalidad en ese cuaderno de mando llamado agenda. Y, lo más importante, priorizará cualquier tipo de cambios en función de la relevancia que tengan éstos en nuestro quehacer.
De esta manera, el trabajo fluirá sin saltos, distracciones o interrupciones, logrando alcanzar el objetivo impuesto con mayor facilidad. Las agendas personalizadas son la fórmula matemática para encontrar el éxito y despejar las incógnitas de otras actividades que vayan surgiendo. Pero hay que saber organizarlas. Un buen general delega el mando de cara a obtener la preciada victoria en la batalla. Un buen empresario tiene que hacer lo mismo con la persona adecuada, con alguien que sepa manejar esa agenda como soldado su espada.
